Afgelopen week meldde zich een opdrachtgever die zich afvroeg hoe de laatste aanmaning aan zijn debiteur (consument) eruit zou moeten zien om in aanmerking te komen voor de (buitengerechtelijke) incassokosten. De wet stelt hier namelijk eisen aan. De incassokosten zijn belangrijk omdat deze een deel van de gemaakte kosten van de opdrachtgever zouden moeten dekken. Ook vroeg de opdrachtgever zich af of hij hierna nog een extra aanmaning diende te sturen.
In de 14-dagen brief dient men expliciet de 14-dagen termijn te vermelden en wat de hoogte van de maximale incassokosten is als betaling uitblijft. Pas nadat deze brief is verzonden, mogen er buitengerechtelijke kosten worden berekend, welke niet hoger mogen zijn dan wettelijk bepaald. De hoogte wordt bepaald aan de hand van een staffel. Let wel: de 14- dagen brief is niet noodzakelijk voor de bedrijf-klant, wel voor de consument. Wat moet er nu precies in deze 14- dagen brief komen te staan? U geeft uw debiteur de mogelijkheid om binnen een termijn van 14 dagen alsnog de openstaande factuur zonder extra kosten te betalen. Na de 14 dagen geeft u uw vordering uit handen en komen er kosten bij. U geeft het exacte bedrag aan incassokosten -die in rekening gebracht worden wanneer uw debiteur niet tot betaling is overgegaan binnen de termijn- aan. Meld tevens het totaalbedrag wanneer u de hoofdsom en incassokosten optelt (+ de maximale incassokosten). Wanneer u niet btw-plichtig bent, vermeld dan dat u de btw niet kunt verrekenen plus dat de incassokosten met het btw-percentage zijn verhoogd. U geeft aan dat indien betaling uitblijft de incassokosten en rente in rekening gebracht zullen worden. Als er meerdere openstaande facturen open staan op één debiteur, dan dient u alle openstaande bedragen bij elkaar op te tellen en over dit bedrag de incassokosten uit te rekenen. Extra aanmaning nodig? Voor het kunnen innen van buitengerechtelijke incassokosten, hoeft men na de 14-dagen brief geen extra aanmaning te sturen. Dit heeft de Hoge Raad reeds in juni 2014 geoordeeld. Deze extra aanmaning was voorheen nog wel verplicht ter extra bescherming voor de consument of huurder. Onze Tip. In de praktijk blijkt dat bedrijven te vaak niet voldoen aan de vereisten van de zogeheten 14-dagen brief. Wanneer u deze brief niet of niet conform de vereisten verstuurt, verspeelt u uw rechten op incassokosten. Deze kosten zijn belangrijk, immers dienen zij uw eigen kosten (voor een groot deel) te dekken! Voorkom dit en vraag ons voor een voorbeeldbrief of laat ons de 14- dagen brief opstellen. Straetus Sittard