Incassodossier opgelost door aangetekende e-mail

Voor een opdrachtgever stond een aanzienlijke factuur al langere tijd open. Ondanks meerdere herinneringen en aanmaningen bleef een reactie uit. De opdrachtgever was ervan overtuigd dat de berichten waren verstuurd, maar kon niet aantonen dat deze daadwerkelijk waren ontvangen. Een dossier dat muurvast leek te zitten

"Op een gegeven moment kom je op een punt waarop je moet kunnen aantonen dat een debiteur de communicatie heeft ontvangen," vertelt Tom Haggeman. "Zeker wanneer een dossier mogelijk een juridische vervolgstap nodig heeft."

In dit dossier werd daarom gekozen voor verzending via Sendara.app, een platform voor aangetekende e-mail. Hiermee wordt niet alleen vastgelegd dat een bericht is verzonden, maar ook wanneer het is afgeleverd en geopend. Duidelijkheid voor alle partijen

Kort nadat de aangetekende e-mail was verzonden, kwam er alsnog een reactie van de debiteur. De ontvangst van de correspondentie kon niet langer ter discussie worden gesteld, waardoor er snel duidelijkheid ontstond over de openstaande vordering.

"Vaak zie je dat een dossier in beweging komt zodra er geen discussie meer mogelijk is over de communicatie," aldus Tom. "Dat geeft zowel de schuldeiser als de debiteur duidelijkheid."

Na overleg werd een passende oplossing gevonden en kon het dossier zonder verdere juridische stappen worden afgerond. Waarom aangetekende e-mail steeds belangrijker wordt

Steeds meer communicatie verloopt digitaal. Toch blijft het belangrijk om te kunnen bewijzen dat belangrijke berichten daadwerkelijk zijn verzonden en ontvangen. Aangetekende e-mail biedt daarvoor een efficiënte oplossing.

Voor ondernemers betekent dit:

Meer zekerheid over de verzending van belangrijke documenten.

Bewijs van aflevering en ontvangst.

Minder discussie over herinneringen en aanmaningen.

Een sterkere positie wanneer juridische stappen noodzakelijk zijn.

De kracht van de juiste aanpak!

Dit dossier laat zien dat het niet altijd nodig is om direct zwaardere maatregelen in te zetten. Soms kan de juiste communicatiemethode al het verschil maken tussen een vastgelopen dossier en een succesvolle oplossing.

Heeft jouw bedrijf te maken met klanten die niet reageren op herinneringen of aanmaningen? Straetus Achterhoek denkt graag mee over de meest effectieve aanpak om jouw openstaande facturen alsnog betaald te krijgen.