Tevreden klanten, dat is mijn hoogste prioriteit. Ik vind hun feedback enorm belangrijk en heb pas een voldaan gevoel als zij tevreden zijn. Maar eerlijk is eerlijk, een factuur de deur uit doen en binnen de betalingstermijn (bij mij 14 dagen) je geld krijgen, voelt ook als een geluksmomentje. Daarom vind ik het altijd zo zuur als je lang(er) op je geld moet wachten. Twee weken worden een maand. Een maand worden er twee, drie of… Hoe ver laat jij het komen?
Ik geef het toe, ik ben zelf ook wel eens makkelijk met het betalen van facturen. Als de betalingstermijn 8 dagen is, worden het wel eens 14 dagen en als de betalingstermijn op 14 dagen staat, duurt het wel eens 18 dagen. Grote facturen blijven soms iets langer liggen dan kleine facturen. Maar over het algemeen betaal ik mijn facturen gewoon op tijd. Daarom vind ik het ook zo zuur dat ik af en toe zo lang op mijn geld moet wachten. Geld dat ik hard nodig heb om mijn eigen facturen te kunnen betalen, mijn hypotheek te bekostigen en te investeren in programma’s en mensen die me helpen nog beter te worden in mijn werk.
Het is lastig om om geld te vragen
Vragen om mijn geld vind ik lastig. Eigenlijk zou ik er veel strakker op moeten zitten. Na 14 dagen direct een herinnering sturen, na 21 dagen nog een keer een en na een maand een incassobrief sturen. Maar dat past niet bij mij. Als ik zelf na 14 dagen van iemand een herinnering krijg, denk ik ook bij mezelf “Pfff… doe even relaxed joh, je krijgt je geld echt wel!”. Ik vind het prettig om er een beetje los mee om te gaan. Misschien heeft de klant even een tegenvaller? Zit hij ook op betalingen van klanten te wachten? Zou kunnen. Maar hij maakt dan van zijn probleem, mijn probleem. En ik laat dat toe.
Dus twee weken terug heb ik de stoute schoenen aan gedaan. Ik heb een herinnering gestuurd naar 7 klanten die een factuur langer dan 21 dagen open hadden staan. De eerste reactie kwam binnen een uur. Ik opende de mail met bonkend hart, was bang dat ze boos zou zijn of lelijk zou doen. Het tegendeel was waar! Ze schaamde zich diep, was het gewoon vergeten en ging gelijk betalen. Binnen twee dagen waren 6 van de 7 facturen betaald. A ha, zo werkt dat dus.
Ik had de smaak te pakken en ging door met een factuur die al ruim 5 (!) maanden openstond. Een hele lastige situatie voor mij, omdat ik meerdere projecten voor dit bedrijf mag doen en daar heel erg blij mee ben. Ik ken de directeur, vind mijn contactpersoon heel erg aardig en vind het bedrijf en hun producten echt heel gaaf! Ik wilde ze dus helemaal geen incasso sturen, ik wilde ze te vriend houden en hoopte dat ze vanzelf zouden betalen. Ik had al wel een aantal herinneringen gestuurd, gemaild en gebeld, maar dat haalde niets uit. En ondertussen wilde ik toch wel graag mijn geld…
Hulp van een ‘echt’ incassobureau
Twee jaar geleden heb ik een online incassobureau ingeschakeld voor een factuur die niet betaald werd. Helaas deed de partij die niet betaalde zelf ook aan incassovorderingen en wisten ze maar al te goed hoe het spelletje werkte. Voor die € 600 zou ik nooit een deurwaarder in gaan huren, dus ze betaalden gewoon niet. Heel erg zuur. Ik heb er lang mee gezeten, maar inmiddels weet ik dat ik met dat soort bedrijven helemaal niets te maken wil hebben. Ik hoop dat ze erg gelukkig zijn met hun € 600.
Dit keer wilde ik het dus andere aanpakken. Geen online incassobureau, maar een ‘echte’. Ik vroeg Milan van Gorp van Straetus Incasso Den Haag een incassobrief voor me te schrijven. Die mail heeft 6 dagen in mijn inbox gestaan voor ik hem durfde te versturen. Wederom was ik bang voor een boze reactie, opzegging van de samenwerking etc. Ik besloot geen brief te sturen, maar een mail met een gedeelte uit de brief. Ik wilde niet hoog van de toren blazen en dit op mijn manier doen. Het hielp. Binnen een dag had ik een mail met excuses, binnen een week was de factuur betaald en hadden we een regeling getroffen voor de vervolgfacturen.
Op dit moment heb ik 20 facturen openstaan, waarvan 11 de betalingstermijn van 14 dagen voorbij zijn. Dit zijn de data van de facturen:
- 2 februari
- 15 april
- 20 juni
- 21 juni
- 22 juni
- 1 juli
- 7 juli
- 14 juli (3x)
- 16 juli
Met twee klanten heb ik contact gehad en een afspraak gemaakt over de betaling. Geen punt. Van de anderen heb ik niets gehoord. Ik denk dat het weer tijd is voor een rondje herinneringsmailtjes.
Denk niet dat je de enige bent die last heeft van lang openstaande facturen. Het gebeurt bij (bijna) iedereen. Maar weet dat je best om je geld mag vragen. Misschien niet direct nadat de betalingstermijn verlopen is, maar een paar dagen later kun je gerust een herinnering sturen. En wees niet bang om een incassobureau in te schakelen als het echt lang duurt. Jij hebt net als elke andere ondernemer recht op je geld en je laat zien dat je serieus met je onderneming bezig bent door een professioneel bedrijf in te schakelen. Ook al is dat soms lastig.
Ik ben benieuwd, hoe ver laat jij het komen?
Bron: Rosanne van Staalduinen, www.Rosannevanstaalduinen.n